Quando vengono assunti nuovi dipendenti si rivela di grande importanza per l’azienda offrire un’accoglienza calorosa e valorizzante, per creare un’esperienza positiva che li faccia sentire apprezzati e benvenuti.
Ma cosa significa fare onboarding aziendale? Come si crea un welcome kit?
Come andremo a vedere, un kit di benvenuto personalizzato equivale a un potente strumento per iniziare una relazione di successo con i nuovi ingressi e promuovere un ambiente di lavoro accogliente e motivante.
Cos’è l’onboarding aziendale e perché è fondamentale per il successo dell’azienda?
L’onboarding rappresenta l’ultima fase del percorso di reclutamento e integrazione dei nuovi dipendenti all’interno di un’azienda. Ha un’influenza decisamente rilevante sulla produttività e la gestione dei lavoratori: attraverso un onboarding organizzato i nuovi dipendenti acquisiscono le competenze necessarie per svolgere efficacemente il proprio ruolo, familiarizzano con la cultura aziendale e si integrano nel team. Secondo quanto riportato dalle analisi della società di reclutamento e consulenza ACA Talent, i primi giorni lavorativi sono cruciali per le nuove leve che decidono di entrare in una realtà aziendale.
Vantaggi di un processo di onboarding ben strutturato per le aziende
Questo processo di inserimento aiuta i dipendenti a diventare maggiormente motivati e allineati agli obiettivi aziendali, garantendo una sinergia tra individuo e organizzazione per un ambiente produttivo e di successo. Inoltre, uno strutturato processo di onboarding permette al neoassunto:
- Una rapida assimilazione delle informazioni
- Una riduzione dei tempi di adattamento
- La creazione di un legame solido con l’azienda ei suoi collaboratori
- Un aumento della produttività complessiva e della fedeltà aziendale
Le 5 fasi essenziali dell’onboarding aziendale
Il processo di onboarding ha inizio dopo il reclutamento e la selezione dei nuovi candidati. Con la premessa che non esiste un vero processo unico e universale, vi sono comunque dei punti imprescindibili che dovrebbero essere praticati dopo l’assunzione dei neo-lavoratori:
1) Preparazione anticipata per accogliere al meglio i nuovi dipendenti
Durante questa fase, chiamata anche pre-onboarding, l’azienda ha il compito di preparare tutti i materiali utili da far avere al nuovo dipendente prima del suo ingresso effettivo. A partire dalla condivisione di documenti e istruzioni per l’accesso ai sistemi aziendali e altre informazioni utili per il primo giorno di lavoro.
2) Accoglienza e presentazione della cultura aziendale
Il primo giorno di lavoro rappresenta un momento cruciale per i nuovi talenti che vengono introdotti all’ambiente di lavoro, ai colleghi e ai valori dell’azienda. Questo momento permette di creare un’impressione positiva e di stabilire una base solida per una buona integrazione nel team.
3) Formazione e orientamento: Fornire le competenze necessarie per il ruolo
Vengono offerti corsi, materiali informativi e sessioni pratiche per garantire una conoscenza delle responsabilità e dei processi aziendali. I nuovi lavoratori avranno modo così di apprendere le competenze tecniche necessarie, come l’utilizzo di software specifici e l’applicazione delle procedure standard.
4) Integrazione nel team e assegnazione delle responsabilità
Durante questo processo, i neoassunti vengono inseriti nel team di lavoro in cui verranno assegnati loro gli incarichi e le responsabilità chiare e definite. In questo modo potranno interagire con i colleghi creando un senso di appartenenza e promuovendo una rapida integrazione.
5) Valutazione e feedback: Monitoraggio delle prestazioni e supporto continuo
È essenziale fornire ai dipendenti un feedback costruttivo sul loro lavoro e individuare eventuali aree di miglioramento, perché favorisce lo sviluppo professionale e contribuisce a garantire il successo a lungo termine dei dipendenti nell’azienda.
Il ruolo strategico del welcome kit nell’onboarding aziendale
Cos’è il kit di benvenuto? Perché è essenziale per un onboarding efficace?
L’onboarding kit è un pacchetto personalizzato atto ad accogliere i neoarrivati contenente il materiale utile a trasmettere i valori e l’identità dell’azienda. Esso contribuisce a creare una prima impressione positiva e coinvolgente per i nuovi dipendenti durante il loro processo di integrazione. In poche parole è quasi come un biglietto da visita!
Quali vantaggi può portare un kit di benvenuto personalizzato?
- Accelera l’adattamento e la produttività dei nuovi dipendenti
- Crea un’impressione positiva e coinvolgente dell’azienda
- Aiuta la reputazione aziendale e attrae talenti di qualità in futuro
- Favorisce l’assimilazione della cultura aziendale e dei valori condivisi
Ma come si realizza un kit di benvenuto efficace? In che modo un welcome kit può portare i nuovi arrivati ad affezionarsi all’azienda?
Contenuti chiave del welcome kit per un’esperienza di onboarding di successo
Per sviluppare un eccellente kit per il nuovo arrivato, bisognerà pensare in primis a quali valori aziendali vorrai trasmettere e in che modo potrai comunicarli al meglio, dato che il kit serve sia ai dipendenti come dispositivo di supporto iniziale, sia per l’azienda a trasmettere la propria cultura.
Cosa si è soliti inserire in un onboarding kit aziendale?
- Una lettera di benvenuto personalizzata: accoglie il nuovo dipendente con un tono cordiale e motivante.
- Una guida dettagliata sul prodotto o servizio offerto: aiuta a familiarizzare con le caratteristiche del proprio ruolo.
- I contatti di riferimento: per domande e supporto durante il processo.
- Materiali educativi: offrendo approfondimenti e supporto fisico.
Oltre ai materiali legati all’inserimento in azienda, è molto comune inserire al suo interno anche oggetti aziendali personalizzati, come ad esempio una brochure, una borraccia, una penna o una maglietta con il logo aziendale. Tutto ciò contribuisce a creare un’esperienza di benvenuto piacevole e memorabile, che aiuta i nuovi dipendenti a sentirsi parte di una comunità ed a sentirsi a proprio agio nella loro nuova posizione.
Digital Onboarding per un’integrazione virtuale efficace
Al giorno d’oggi il digitale e la pratica degli incontri su piattaforma online sono ormai all’ordine del giorno, si può parlare liberamente anche di onboarding digitale. L’organizzazione di incontri virtuali, l’utilizzo di chat o la creazione di programmi di formazione digitale, possono, infatti, rivelarsi strumenti per favorire un’esperienza di integrazione positiva e un rapido adattamento al nuovo ambiente di lavoro. Dopo il lockdown abbiamo capito quanto possono rivelarsi utili i corsi di formazione online anziché in presenza: è più facile parteciparvi da qualsiasi luogo geografico (e in qualsiasi momento se i webinar sono in differita). Ciò permette ai dipendenti di apprendere a proprio ritmo, in base alle proprie esigenze e disponibilità.
Il digital onboarding può essere progettato per essere interattivo e coinvolgente, includendo l’uso di video, quiz, giochi o attività interattive.
Consente anche di favorire l’azienda stessa nell’automatizzare e ottimizzare il processo di integrazione, riducendo la necessità di attività manuali ripetitive.
Da non escludere, infine, il suo beneficio per monitorare le prestazioni dei dipendenti, fornendo una visione più chiara delle loro attività e dei loro progressi. In questo modo, è possibile assicurare che i dipendenti siano preparati e abbiano le competenze necessarie per svolgere al meglio il loro lavoro. Insomma, ci sono molti pretesti per integrare il digitale nel proprio kit.
Come personalizzare il welcome kit aziendale adattandolo a ogni settore?
Adattare il kit alle specifiche esigenze del settore è un passo determinante per creare un’esperienza di onboarding di successo. La personalizzazione garantisce un impatto duraturo e una connessione più profonda anche con i nuovi partner commerciali.
Noi di Sercom possiamo aiutarti a realizzare un welcome kit unico e in linea con la tua brand identity e facilitare una buona immagine dell’azienda sia per i clienti sia per i potenziali nuovi lavoratori. A proposito di quest’ultimo punto, se sei interessato ti invitiamo a leggere 3 esempi di successo dal punto di vista dell’employer branding e della comunicazione avvenuta per i dipendenti di aziende come Credem, Axians e Sapio.
In conclusione investire tempo, risorse ed energia nel processo di onboarding e nell’elaborazione di un welcome kit ben studiato è un investimento prezioso per il successo a lungo termine dell’azienda. Una buona integrazione dei nuovi dipendenti si traduce in un team più forte, collaborativo e produttivo, oltre a dimostrare il nostro impegno verso un ambiente di lavoro inclusivo e stimolante per tutti.
